LOMBA

Panduan menyiapkan pesta ulang tahun kejutan, dari ide sampai merchandise kreatif

Pernah berpikir memberikan kejutan untuk orang-orang tersayang? Atau kah memang sedang mencari-cari ide kejutan yang berkesan? Cobain deh bikin pesta kejutan saat hari ulang tahun orang yang kamu kasihi. Banyak hal menyenangkan lho yang bisa didapat, diantaranya adalah:

  • Tentu saja jadi momen yang berkesan dan tak mudah dilupakan bagi si penerima
  • Belajar mengembangkan, mengelola ide dan mengasah kreatifitas
  • Belajar mengorganisasi
  • Menjadi pengalaman yang seru bagi si penyelenggara
  • Dapat menjadi peluang bisnis

Dengan banyaknya party planner yang bisa kamu temui saat ini, tentu saja kamu dapat dengan mudah menyewa jasa mereka. Tapi tahukah kamu bahwa setidaknya kamu harus menyiapkan dana Rp. 4 juta rupiah untuk menyewa jasa mereka? Saya tidak bermaksud untuk mengatakan bahwa jasa party planner itu mahal dan sebaiknya tidak usah memakai jasa mereka. Karena pandangan nilai sejumlah rupiah tentu berbeda bagi setiap orang. Yang saya tekankan disini adalah nilai dan pengalaman yang kamu dapatkan saat menyusun dan mengorganisir pesta kejutan untuk orang yang dikasihi. Tentu akan jadi pengalaman yang tidak bisa diceritakan kan?

Dengan hal ini pun, bukan tidak mungkin jika kedepan akhirnya bisa menjalankan bisnis party planner sendiri. Karena banyak sekali party planner diluar sana yang awalnya justru hanya proyek iseng-iseng untuk mendekor suatu acara. See? kemungkinan dalam berbagai hal selalu ada kan? Jadi mari mulai dari yang sederhana dan mudah dulu.

raisa-keenan-ulang-tahun-25
Biar kayak Raisa gitu, ciee..

Baiklah jadi sudah siap banget nih ya menyusun sebuah acara pesta ulang tahun kejutan untuk orang spesial mu? Dibawah ini adalah step by step panduan sekaligus apa saja yang dibutuhkan.


Satu Bulan Sebelum Hari H

  1. Menetukan budget

  2. Menentukan tema

  3. Menyiapkan undangan

  4. Booking tempat

  5. Menyusun supply list

Pastikan budget jadi hal pertama yang dipikirkan yah, karena kita akan bekerja dan menyiapkan segala sesuatunya berdasarkan budget, jadi kita mengikuti kapasitas uang. Great idea juga untuk mengajak teman-teman lain yang tentunya kenal dekat dengan target, dengan maksud untuk patungan membentuk tim yang saling bekerja sama. Pastikan juga menentukan tema ‘yang dia banget’, bisa disesuaikan dengan hobi, hal-hal favoritenya dan kepribadiannya. Contoh si target suka banget warna pastel, maka segala hal akan berkaitan dengan pastel nantinya.

***

Mengenai undangan ulang tahun, mungkin banyak yang berpikir bisa pakai elektronik dan disebar melalui dunia maya, tapi bagaimana jika merencanakan ulang tahun untuk anak atau ulang tahun orangtua ? Tentunya menggunakan undangan fisik dong, supaya semakin banyak yang tertarik datang. Lagipula bisa memilih sendiri bahan lewat internet, dan tinggal duduk manis lalu diantar, why not?

undangan-ulang-tahun-1_22102015140552undangan 1

undangan 2undangan 3undangan 4

***

Bicara soal tempat, ada baiknya melaksanakannya di restaurant atau cafe. Supaya kita tidak perlu repot lagi memikirkan menu makanannya. Lebih bagus lagi kalau tempatnya dekat dengan lokasi si target. Misalkan di dekat kantor / sekolah / kuliah.


Dua Minggu Sebelum Hari H

  1. Mengirimkan undangan

  2. Menyiapkan ide welcome drink / dessert table

  3. Beli kebutuhan dan printilan pesta

  4. Susun acara

  5. Order kue ulang tahun / cupcakes

Susunlah acara semenarik mungkin dan sisipkan games didalamnya. Dengan adanya games, akan semakin meriahkan acara dan semakin menghidupkan suasana. Tentunya games yang berhubungan dengan target ya. Siapkan juga hadiah yang menarik tapi tetap terjangkau harganya, kalau menurut saya sih hadiahnya mug saja, bagus dan pantas kok.

mug-warna-dalam-1_22102015174118mug 1mug 2mug 3mug 4

***

Untuk poin no. 2 kalau tempat yang dipesan adalah restaurant atau cafe, nggak perlu lagi menyediakan makanan, tapi bakalan bagus kalau kita menyediakan welcome drink atau dessert table. Isinya minuman dan makanan ringan untuk menyambut kedatangan tamu, jadi sambil menunggu acara dimulai, tamu yang hadir bisa cemal cemil dulu. Di dessert table ini juga akan jadi tempat men-display kue ulang tahun nya. Nggak perlu rumit, seperti ini misalnya:

dessert table
Source

 

***

Jangan lupa balon! Nggak ada balon tandanya bukan pesta. Daripada beli balon foil huruf yang satuan. Pandangan saya sih akan lebih murah jika membeli balon dekorasi yang bisa di custom dalam jumlah banyak. Karena kita tentunya perlu banyak balon untuk keperluan dekorasi, dan dengan balon pun saya rasa nuansa pestanya sudah dapet banget. Jadi pilih balon custom saja, bisa tuh ditulis ‘happy birthday dear Rosa’ di balonnya, meriah, unik, dan terasa lebih spesial.

balonbalon 1balon 2

 


Satu Minggu Sebelum Hari H

  1. Konfirmasi tamu yang akan hadir

  2. Konfirmasi ke PIC venue

  3. Membungkus door prizes

Kenapa harus mengkonfirmasi tamu yang akan hadir?

Karena kemungkinan ketidakhadiran beberapa tamu tetap ada, maka perlu konfirmasi kehadiran mereka untuk kebutuhan konsumsi. Setelah mendapat data pasti beberapa tamu yang akan hadir, dapat segera di informasikan ke PIC (person in contact) tempat kita akan menyelenggarakan pesta kejutan ini. Jangan lupa juga untuk memastikankan hadiah games dan balon sudah datang dalam minggu ini,kemudian bungkuslah hadiah-hadiah games dengan rapih.


Dua – Tiga Hari Sebelum Hari H

  1. Membeli barang-barang terakhir

  2. Cek baterai kamera atau video camera

  3. Isi baterai kamera

  4. Cek ulang perlengkapan untuk kebutuhan acara

Mesti sering-sering double check di hari ke dua – tiga sebelum acara, supaya nggak melewatkan hal sekecil dan sedetail apapun. Apalagi di kebutuhan acara dan pesta, jangan sampai hal kecil seperti korek api justru nggak ada di hari H nanti. Meskipun korek api adalah benda kecil dan sepele tapi tetap gawat kan kalau nggak ada. Untuk itu diperlukan double check supaya bisa membeli kekurangan – kekurangan yang dibutuhkan.


Satu Hari Sebelum Hari H

  1. Pastikan kue ulang tahun sudah ada di hari ini

  2. Bungkus kado – kado

  3. Siapkan welcome drink yang akan disajikan besok

  4. Dekorasi tempat

Satu hari menjelang hari H biasanya deg-deg an banget deh. Di hari ini kerja sama dengan teman-teman diperlukan sekali, mereka semua harus datang untuk bantu membersihkan, mengatur dan mendekorasi tempatnya. Jangan lupa balon-balon yang sudah datang ditiup, dan bungkuslah kado spesial yang sudah kamu siapkan khusus dari kamu. Kue ulang tahun juga harus sudah ada hari ini dan masukkan ke dalam kulkas, bisa juga nitip di kulkas restaurant/cafe tempat acara diselenggarakan supaya masih dingin saat disajikan.


The Day

  1. Pick up everything needed

  2. Have fun!

Hari H !!! Ayo lancarkan strategi untuk bawa target ke tempat tujuan. Jangan lupa juga sebelumnya untuk membawa semua barang-barang yang diperlukan. Setting up dessert table di hari H. Dan jangan lupa juga untuk bersenang – senang, also chersih every moment.

***

Tips tambahan:

Supaya makin kece dan keliatan banget niatnya. Nggak ada salahnya buat order kaos barengan sama temen-temen lainnya kan apalagi kalau budgetnya masih ada sisa. Wah jadi makin semarak nih.

kaos

 


 

Lomba Blog: Inovasi Produk Bersama CustomBagus

Sumber referensi: Website Custom Bagus | Wiki How | Mera Events | Woolipop

 

6 Comments

  1. Wow, detil banget mba Monic.. Banyak pengalaman menyiapkan pesta ya?.

    1. sesekali mba, hehe, but not much..

  2. keren tulisannya, lengkap. saya juga suka hadiah yg fungsional, bisa dipake, kayak mug itu kan bisa dipake buat di rumah

    1. Betul mba Kania, apalagi kalo desain mugnya bagus, makin jadi kesayangannnn.

  3. Wow detail bangetttt, kalau begini caranya sih dijamin acaranya sukses berat!
    Hehe

    1. hehe thankyou 🙂

Leave a Reply

Required fields are marked*